Näin pidät lähetysmaineen hyvänä

Lähetä vain sellaista viestintää mitä vastaanottajat odottavat saavansa

On erittäin tärkeää lähettää vain sellaista viestintää mitä vastaanottajat odottavat saavansa, jotta heillä ei ole syytä merkata viestejä roskaposteiksi.

Milloin vastaanottajat eivät odota saavansa viestejä?

• jos kyseessä on ostolista
• jos lista on saatu kolmannelta osapuolelta
• jos kyseessä on netistä kerätyt osoitteet
• jos listaa ei ole käytetty vuosiin
• jos vastaanottaja ei ole huomannut antaneensa lupaa

Milloin vastaanottajat odottavat saavansa viestejä?

• jos he ovat asiakkaita
• jos he ovat tilanneet uutiskirjeen
• jos he ovat tietoisesti antaneet siihen luvan

Tarjoa lisäarvoa

Sähköpostipalvelut (Gmail, Office 365 ym.) mittaavat kuinka paljon viestit kiinnostavat vastaanottajia, eli kuinka paljon niitä luetaan. Suosittelemme pyrkimään kiinnostavien viestien kirjoittamiseen, jotka tuovat lukijoilleen lisäarvoa.

Postituslistat

Postituslistojen laadun tärkeyttä ei voi liikaa painottaa. Lähetykset eivät saa sisältää jatkuvasti suuria määriä virheellisiä, eikä vanhentuneita osoitteita. Erityisesti roskapostiksi merkanneiden määrällä on erittäin suuri vaikutus viestinnän perillemenoon jatkossa.

1. Käytä hyvälaatuisia listoja

On hyvin todennäköistä, että viestit rupeavat menemään ennen pitkää roskapostikansioon, jos viestejä lähetetään toistuvasti netistä kerättyihin listoihin, ostolistoihin, yhteistyökumppaneilta saatuihin listoihin tai vanhentuneisiin osoitteisiin. Edellä mainitut listat sisältävät mm. paljon virheellisiä osoitteita, jotka heikentävät lähettäjän mainetta.

Vanhat osoitteet voivat myös päätyä vuosien saatossa roskapostiansoiksi. Roskapostiansoja ei saa mitenkään selville, koska ne eivät palauta enää mitään virheitä. Roskapostiansoihin lähettämällä yrityksen verkkotunnus ja/tai lähetyspalvelimen IP-osoite voi joutua roskapostilistoille (blacklist).

Huonolaatuinen lista ei muutu hyväksi, vaikka siihen lähetettäisiin viestejä vuosia.

2. Tuo virheelliset osoitteet estolistalle

Estolistalla oleviin osoitteisiin ei lähetetä koskaan viestejä. Jos olet tuore Creamailerin asiakas, on erityisen tärkeää, että tuot virheelliset osoitteet edellisestä lähetysjärjestelmästä Creamailerin estolistalle ennen ensimmäistä lähetystä. Vanhat osoitteet ovat voineet muuttua vuosien saatossa roskapostiansoiksi, joita ei saa enää mitenkään selville. Jatkossa Creamailer pitää huolta listojen ajantasaisuudesta automaattisesti.

3. Älä käytä vanhentuneita listoja

Pidä huolta postituslistojen ajantasaisuudesta. Älä esimerkiksi ota asiakashallintajärjestelmästä 10 vuotta vanhaa listaa jos osoitteiden ajantasaisuudesta ei ole pidetty huolta. Jos sinulla ei ole tietoa yrityksesi postituslistojen laadusta, käytä vain maksimissaan kaksi vuotta vanhoja osoitteita.

4. Älä käytä ostolistoja tai kerää osoitteita netistä

Ostolistojen käyttäminen ei ole sallittua Creamailerissa. Tämä koskee myös B2B-listoja. Jos vastaanottaja ei tunnista viestin lähettäjää, hän todennäköisesti merkkaa viestin roskapostiksi. Tämä taas vaikuttaa yrityksen ja lähetyspalvelimen maineeseen. Ostolistat sisältävät myös runsaasti virheellisiä osoitteita, joihin lähettämisellä on heikentävä vaikutus viestien perillemenoon.

5. Älä käytä yhteistyökumppanilta saatuja listoja

Yhteistyökumppanilta saatuja listoja ei voi käyttää Creamailerissa. Yrityksellä tulee aina olla itsensä kysymä lupa viestinnän lähettämiseen joko asiakkuuden kautta saatuna tai erikseen kysyttynä. Jos vastaanottaja ei tunnista viestin lähettäjää, hän todennäköisesti merkkaa viestin roskapostiksi huolimatta siitä onko hän antanut luvan yhteistyökumppaneiden viestinnälle vai ei.

Viestin sisältö

Sähköpostipalveluiden roskapostisuodattimet joutuvat hetkessä muodostamaan mielipiteen saamastaan viestistä. Jokainen palvelu säätää asetuksensa eri tavalla ja näin ollen eri palveluissa eri asiat vaikuttavat kuinka paljon roskapostipisteitä viesti saa. Jos viesti saa runsaasti roskapostipisteitä, se voi joutua roskapostikansioon.

Roskapostisuodattimia voi pyrkiä välttämään huomioimalla seuraavia asioita.

1. Kuvien määrä

Uutiskirjeissä suositellaan yleisesti käyttämään suhdelukua 20% kuville ja 80% teksteille. Pelkän yksittäisen kuvan lähettäminen ei ole suositeltavaa.

2. Kuvien sisällyttäminen viestiin

Kuvien sisällyttäminen viestiin on ikävä kyllä myös roskapostille tyypillinen ominaisuus, sillä voi olla heikentäviä vaikutuksia viestin perillemenoon.

3. Linkkien kirjoitustapa

Jotta Creamailer saa tallennettua tiedon linkin klikkauksesta raportteja varten, klikkaukset ohjataan ensin Creamailerin palvelimelle, josta taas klikkaaja siirretään lopulliseen osoitteeseen. Jotkut sähköpostiohjelmat saattavat hälyttää siitä, jos viestin tekstin seassa näkyy linkkejä verkko-osoitteisiin, mutta linkit todellisuudessa menevät eri osoitteeseen. Tämän takia suosittelemme välttämään www-osoitteiden näyttämistä itse viestissä ja lisäämään linkit sanojen taakse, kuten: lue lisää, katso ohjeet jne.

4. Isolla kirjoittaminen

Vältä lauseiden kirjoittamista "HUUTAMALLA" eli isoilla kirjaimilla.

5. Huomiovärien runsas käyttö

Vältä runsasta värien käyttöä pienessä määrässä tekstiä.

6. Erikoismerkkien käyttö

Vältä väli- ja muiden merkkien liikakäyttöä: !!!, ???, €€€, …

7. Markkinointisanasto

Vältä mahdollisuuksien mukaan markkinointisanaston liikakäyttöä.

8. Yrityksen verkkotunnus

Roskapostisuodattimet tarkistavat myös keneltä viesti on peräisin. Useat roskapostittajat lähettävät viestejä esimerkiksi epämääräisistä ilmaisosoitteista kuten sftwixzrgo456@hotmail.com, kun taas oikealla asialla olevat lähettävät viestintää oikeilla nimillään, kuten eija.pietila@creamailer.fi.

Ongelmat-raportti

Kannattaa aktiivisesti seurata viestien raporteista Ongelmat-sivua, joka auttaa paikallistamaan virheellisten osoitteiden lisäksi teknisiä ongelmia.

Tekniset asetukset

• Paras ja itsenäinen lähetysmaine saavutetaan Creamailerin tehopaketilla (29 e/kk).
• Lisää Creamailerin tiedot SPF-tietueeseen tarvittaessa

Viestintä muista viestintäkanavista

Kannattaa huomioida, että roskapostituksia valvovat tahot osaavat selvittää lähettävän yrityksen tiedot huolimatta siitä mistä palvelusta, tai mistä verkkotunnuksesta viestejä lähetetään.

Näin ollen esimerkiksi B2B viestinnällä voi olla vaikutuksia yrityksen verkkotunnuksen maineeseen, huolimatta siitä, mistä palvelusta viestejä lähetetään.